Vigtigt: En MUS-samtale kan indeholde følsomme personoplysninger. Brug kun optagelse, transskribering og AI, når formål, hjemmel, samtykke, adgang og sletning er afklaret efter organisationens politik. AI må aldrig træffe personaleafgørelser.

Hvorfor bruge AI i MUS-processen?

Problemet: Under MUS-samtaler sidder mange ledere og tager noter, mens medarbejderen taler. Det gør det svært at:

  • Holde øjenkontakt og lytte aktivt
  • Stille gode opfølgende spørgsmål
  • Fange nuancer og undertoner i samtalen

Løsningen: Brug AI til at transskribere og strukturere samtalen – så du kan være mere til stede.

Trin 1: Forberedelse

Opret en transskribering i Microsoft Teams

  1. Start mødet i Teams (kan være fysisk møde med laptop åben)
  2. Klik på "..." → "Start transcription"
  3. Informér medarbejderen om at samtalen optages til referatbrug

Forbered din AI med kontekst

Upload din MUS-skabelon til din foretrukne AI-assistent og giv den en systemprompt:

Du er en erfaren HR-assistent, der hjælper med at lave strukturerede referater af MUS-samtaler. Ud fra transskriberinger skal du udarbejde referater struktureret efter følgende fokusområder:
1. Siden sidst – resultater, udfordringer og opfølgning
2. Trivsel, arbejdsglæde, motivation og samarbejde
3. Kompetenceudvikling – status og fremtid

Afslut med konkrete udviklingsmål og opfølgningspunkter med deadlines.

Trin 2: Under samtalen

Vær til stede

  • Læg pennen fra dig
  • Hold øjenkontakt
  • Stil opfølgende spørgsmål
  • Lad transskriberingen køre i baggrunden

Tips til god samtaleføring

  • Lad medarbejderen tale 70% af tiden
  • Hav konkrete eksempler klar til både ros og konstruktiv feedback
  • Vær åben for kritik uden at forsvare dig

Trin 3: Efter samtalen

Eksportér transskriberingen

  1. Gå til Teams-mødet i din kalender
  2. Find transskriberingen under mødedetaljerne
  3. Download som Word-dokument

Lad AI strukturere referatet

Upload transskriberingen til din AI med følgende prompt:

Her er en transskribering af en MUS-samtale. Lav venligst et struktureret referat med:
1. Opsummering af hvert fokusområde
2. Konkrete citater der understøtter pointer
3. Udviklingsmål på kort sigt (tabel med mål, succeskriterier, ansvar, deadline)
4. Udviklingsmål på længere sigt (tabel)
5. Konkrete opfølgningspunkter med tjekbokse

Skriv i et neutralt, professionelt sprog.

Kvalitetssikring

  • Gennemlæs referatet for fejl og misforståelser
  • Tilføj nuancer AI'en ikke fangede
  • Del med medarbejderen til godkendelse

Trin 4: Tværgående analyse

Når alle MUS-samtaler er gennemført, kan du – hvis organisationens regler tillader det – arbejde med anonymiserede eller aggregerede temaer. Undlad at samle identificerbare medarbejderoplysninger i et ikke-godkendt AI-værktøj.

Identificere fælles temaer

Jeg har holdt MUS med X medarbejdere. Kan du hjælpe med at:
1. Lave en samlet oversigt over alle udviklingsmål
2. Identificere fælles temaer og udfordringer på tværs
3. Lave en opfølgningskalender med alle deadlines

Eksempler på tværgående indsigter

  • Behov for mere struktur og tydeligere projektledelse
  • Ønske om bedre balance mellem drift og udvikling
  • Stor appetit på AI-kompetencer i hele teamet
  • Efterspørgsel på klarere kommunikation af teamets prioriteter

Trin 5: Opfølgning

Brug AI til 1-1 forberedelse

Før opfølgende samtaler kan du bede AI'en om at:

Jeg skal holde 1-1 samtale med [navn] i dag. Ud fra MUS-referatet, hvad er de vigtigste punkter at følge op på? Foreslå konkrete mål frem mod [tidspunkt].

Statussamtale (april-maj)

Brug MUS-referatet som udgangspunkt for halvårlig statussamtale.

Værktøjer

Formål Værktøj
Transskribering Microsoft Teams, Otter.ai, Whisper
AI-assistent ChatGPT, Claude, Copilot
Opgavestyring Planner, Notion, Asana

Vigtige overvejelser

GDPR og samtykke

  • Informér altid medarbejderen om optagelse
  • Opbevar transskriberinger sikkert
  • Slet optagelser efter referat er godkendt

AI erstatter ikke mennesket

  • AI strukturerer og opsummerer
  • Du lytter, forstår og handler
  • Medarbejderen mærker din tilstedeværelse

Metoden giver dig et mere ensartet grundlag

Ved at bruge denne metode opnår du:

  • Mere nærvær i samtalen, fordi du ikke tager noter samtidig
  • Referater med en ensartet struktur
  • Overblik over fælles temaer på tværs af samtaler
  • En samlet opfølgningskalender med registrerede deadlines
  • Mere tid til at følge op på de aftaler, der er registreret

Tid brugt på AI-strukturering: ca. 5 minutter per referat. Tid vundet: Fokuserede samtaler og systematisk opfølgning.

Menneskelig kontrol før referatet deles

  • Kontrollér alle citater mod transskriberingen.
  • Adskil observationer, aftaler og fortolkninger.
  • Lad medarbejderen gennemgå og korrigere referatet.
  • Registrér kun oplysninger, der er nødvendige for det aftalte formål.
  • Slet rå transskribering og midlertidige filer efter den fastlagte frist.

AI kan hjælpe med struktur og formulering. Lederen og medarbejderen ejer fortsat samtalen, vurderingerne og de endelige aftaler.